Achtergrondartikel
Externe installatieverantwoordelijke inhuren: waar let u op?
In het kort
- Een externe installatieverantwoordelijke is zinvol als u intern geen vakbekwame kandidaat met voldoende tijd en zeggenschap heeft.
- De werkgever blijft verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden en moet de externe IV schriftelijk aanwijzen en ondersteunen.
- Leg bevoegdheden, bereikbaarheid, beschikbaarheid bij storingen, toegang, rapportage en inspectieplanning vast in een overeenkomst.
- Een IV die alleen op papier bestaat, biedt geen bescherming en valt bij een incident of audit direct door de mand.
Elke elektrische installatie die onder NEN 3140 valt, hoort een installatieverantwoordelijke (IV) te hebben. Dat is de persoon die de directe verantwoordelijkheid draagt voor de bedrijfsvoering van die installatie. Niet elke organisatie heeft daarvoor een geschikte medewerker in dienst. Steeds meer werkgevers kiezen daarom voor een externe IV: een deskundige van buiten die de rol op contractbasis vervult.
Dat kan prima werken, mits de afspraken kloppen en de werkgever zijn eigen rol blijft pakken. In dit artikel leest u wanneer een externe IV zinvol is, wat u zelf blijft dragen en wat u vastlegt.
Wanneer is een externe IV zinvol?
Een externe IV ligt voor de hand als u intern niemand heeft die aan de eisen voldoet. De IV moet vakbekwaam zijn voor de installatie, voldoende tijd hebben om de rol te vervullen en zeggenschap hebben over wat er aan de installatie gebeurt. Typische situaties waarin organisaties voor een externe IV kiezen:
- kantoren, scholen, zorglocaties en winkels zonder eigen technische dienst;
- organisaties met een kleine technische dienst zonder elektrotechnisch geschoolde leidinggevende;
- bedrijven met meerdere locaties waar de kennis versnipperd is;
- tijdelijke situaties, zoals vertrek of langdurige afwezigheid van de interne IV;
- vastgoedeigenaren en beheerders die de bedrijfsvoering voor meerdere objecten centraal willen regelen.
Ook organisaties met een eigen technische dienst kiezen soms voor een externe IV voor een specifiek installatiedeel, bijvoorbeeld een installatie met afwijkende systemen of een hoog kortsluitvermogen, terwijl de dagelijkse uitvoering intern blijft. Meer over de rol zelf leest u op de pagina over de installatieverantwoordelijke.
Wat de werkgever zelf blijft dragen
De zorgplicht uit de Arbowet ligt bij de werkgever en kan niet worden uitbesteed. Door een externe IV in te huren, besteedt u een rol uit, niet uw verantwoordelijkheid. Concreet betekent dit dat u als werkgever:
- de externe IV schriftelijk aanwijst, met een duidelijke omschrijving van de installaties waarvoor de aanwijzing geldt;
- zorgt dat de IV de middelen, informatie en toegang krijgt die hij nodig heeft;
- beslist over investeringen en herstel van gebreken die de IV signaleert;
- zorgt voor een actuele RI&E waarin de elektrische risico's zijn meegenomen;
- de eigen medewerkers aanwijst en instrueert, eventueel op advies van de IV.
Dat laatste punt wordt vaak over het hoofd gezien. De externe IV kan adviseren over wie welke aanwijzing krijgt en kan beoordelingen uitvoeren, maar de aanwijzing van uw eigen medewerkers is een werkgeversbesluit. Zie ook aanwijzingsbeleid opstellen.
Wat hoort in de overeenkomst?
Een goede overeenkomst maakt concreet wat de externe IV doet, wanneer hij beschikbaar is en wat hij mag beslissen. De volgende onderwerpen horen er in elk geval in:
| Onderwerp | Wat u vastlegt |
|---|---|
| Reikwijdte | Om welke installaties en locaties het gaat, en waar de grenzen liggen |
| Bevoegdheden | Mag de IV werkzaamheden stilleggen, installatiedelen buiten bedrijf stellen, aannemers weigeren? |
| Bereikbaarheid | Op welke tijden en via welke kanalen de IV bereikbaar is |
| Beschikbaarheid bij storingen | Reactietijd, wie hem vervangt bij afwezigheid, afspraken buiten kantoortijd |
| Toegang | Sleutels, toegangspassen, toegang tot ruimtes, tekeningen en schema's |
| Rapportage | Hoe vaak en aan wie de IV rapporteert, wat er in de rapportage staat |
| Inspectieplanning | Wie de periodieke inspectie en keuring plant, opdracht geeft en de opvolging van gebreken bewaakt |
| Documentatie | Wie het bedrijfsvoeringsdocument opstelt en bijhoudt, en waar het wordt bewaard |
| Aanwezigheid | Hoe vaak de IV de locatie bezoekt en bij welke werkzaamheden hij aanwezig moet zijn |
| Beëindiging | Overdracht van documentatie en kennis bij einde van het contract |
Let bij de inspectieplanning op de samenhang met de risicobeoordeling. De externe IV is vaak de aangewezen persoon om de termijnen te onderbouwen; zie inspectietermijn bepalen. Sinds 1 januari 2025 is het inspectieplan bovendien een verplicht onderdeel van het SCIOS Scope 8-rapport (TD12 versie 8.4), wat een goed moment is om de afstemming tussen IV en inspecteur concreet te maken.
Denk ook na over onafhankelijkheid. Komt de externe IV van hetzelfde bedrijf dat uw installatie onderhoudt, uitbreidt of inspecteert, dan beoordeelt hij in feite het werk van zijn eigen collega's. Dat hoeft geen probleem te zijn, maar maak dan expliciet hoe gebreken worden gerapporteerd en wie beslist over herstel. Transparantie in de rapportage aan de werkgever is hier de beste waarborg.
Let op vraag bij de selectie niet alleen naar diploma's en trainingen, maar ook naar ervaring met installaties die vergelijkbaar zijn met die van u. En spreek af hoe de externe IV wordt vervangen bij ziekte of vakantie. Een IV die drie weken onbereikbaar is, laat een gat in uw bedrijfsvoering achter.
Samenwerking met eigen technische dienst en aannemers
Heeft u een eigen technische dienst, dan werkt de externe IV met hen samen. Spreek af wie de werkverantwoordelijke (WV) is bij dagelijkse werkzaamheden, wanneer de IV vooraf moet worden geïnformeerd en welke werkzaamheden alleen na zijn toestemming mogen worden uitgevoerd. Het verschil tussen beide rollen leest u op de pagina over de werkverantwoordelijke.
Bij aannemers is de externe IV vaak het aanspreekpunt. Hij beoordeelt of het werk veilig kan worden uitgevoerd, geeft de installatie vrij aan de werkverantwoordelijke van de aannemer en neemt haar na afloop weer over. Leg deze overdracht vast, bijvoorbeeld met een werkvergunning of overdrachtsformulier. Zorg daarnaast dat aannemers weten dat zij zich bij de IV moeten melden, en niet alleen bij de receptie of de facilitair manager.
Al deze afspraken horen in het bedrijfsvoeringsdocument, met naam en contactgegevens van de externe IV en zijn vervanger.
Valkuil: de IV op papier
De meest voorkomende valkuil is een IV die alleen op papier bestaat. Er is een overeenkomst getekend en een naam ingevuld in het handboek, maar de IV is nooit op locatie, wordt niet betrokken bij werkzaamheden en ontvangt geen inspectierapporten. In de praktijk zien we dit vooral als de IV-rol is ingekocht als onderdeel van een breder onderhoudscontract zonder concrete invulling.
Signalen dat de IV-rol niet werkt:
- aannemers werken aan de installatie zonder dat de IV dat weet;
- gebreken uit inspectierapporten blijven jaren openstaan;
- het bedrijfsvoeringsdocument is niet bijgewerkt sinds de start van het contract;
- medewerkers weten niet wie de IV is of hoe ze hem bereiken.
Een IV die niet functioneert, biedt geen bescherming. Bij een incident wordt gekeken of de bedrijfsvoering in de praktijk was geregeld, niet alleen op papier. Evalueer de samenwerking daarom periodiek, bijvoorbeeld jaarlijks aan de hand van de rapportages, en stuur bij waar nodig.