De bedrijfsvoering inrichten volgens NEN 3140
Een veilige elektrische installatie begint bij een heldere organisatie. Op deze pagina leest u welke rollen NEN 3140 kent, welke documenten u nodig heeft en hoe u de bedrijfsvoering stap voor stap opzet.
In het kort
- De werkgever is eindverantwoordelijk en wijst per installatie een installatieverantwoordelijke aan.
- Iedereen die werk doet aan of bij elektrische installaties is beoordeeld en schriftelijk aangewezen als vakbekwaam of voldoend onderricht persoon.
- Afspraken over rollen, werkmethoden en inspecties worden vastgelegd, vaak in een bedrijfsvoeringsdocument.
Wat bedoelt NEN 3140 met bedrijfsvoering?
Bedrijfsvoering omvat alles wat nodig is om een elektrische installatie veilig te laten functioneren: bedienen, schakelen, inspecteren, meten, onderhouden, storingen verhelpen en wijzigingen voorbereiden. NEN 3140 vraagt dat u die activiteiten organiseert, zodat steeds duidelijk is wie wat mag en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Dat geldt niet alleen voor de vaste installatie, maar ook voor elektrische arbeidsmiddelen, zoals gereedschap, verlengsnoeren en machines.
De rollen op een rij
NEN 3140 en de onderliggende Europese norm NEN-EN 50110-1 kennen een aantal vaste rollen. Eén persoon kan meerdere rollen vervullen, maar de verantwoordelijkheden moeten wel helder zijn.
| Rol | Verantwoordelijkheid | Meer informatie |
|---|---|---|
| Werkgever | Eindverantwoordelijk voor veiligheid; wijst personen aan en stelt middelen beschikbaar | Wet- en regelgeving |
| Installatieverantwoordelijke (IV) | Directe verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering van een installatie | Installatieverantwoordelijke |
| Werkverantwoordelijke (WV) | Directe verantwoordelijkheid voor de uitvoering van een specifiek werk | Werkverantwoordelijke |
| Vakbekwaam persoon (VP) | Heeft de opleiding en ervaring om risico's zelf te herkennen en te vermijden | Aanwijzen |
| Voldoend onderricht persoon (VOP) | Is door vakbekwame personen geïnstrueerd en kan binnen afgebakende taken veilig werken | Aanwijzen |
| Leek | Is geen VP of VOP; werkt alleen onder toezicht of buiten de gevarenzone | Aanwijzen |
Bij werk door een aannemer ontmoeten twee organisaties elkaar. De installatieverantwoordelijke van de eigenaar en de werkverantwoordelijke van de aannemer maken dan afspraken over de overdracht van de installatie, de werkmethode en de terugmelding.
Stap voor stap de bedrijfsvoering opzetten
1. Inventariseer installaties en werkzaamheden
Breng in kaart welke elektrische installaties uw bedrijf heeft (hoofdverdeling, onderverdelingen, machines, eventuele eigen middenspanning) en welke werkzaamheden eraan worden verricht: schakelen, storingen zoeken, onderhoud, metingen, kleine wijzigingen. Ook werk door derden hoort erbij.
2. Beleg de verantwoordelijkheid
Wijs per installatie of installatiedeel een installatieverantwoordelijke aan. Dat kan een eigen medewerker zijn of een externe partij. Lees meer over de keuze in een externe installatieverantwoordelijke inhuren.
3. Beoordeel en wijs personen aan
Beoordeel van iedere medewerker die aan of bij elektrische installaties werkt welke kennis en ervaring hij heeft, en wijs hem schriftelijk aan voor de werkzaamheden die hij mag uitvoeren. Een diploma alleen is geen aanwijzing. Zie aanwijzingsbeleid opstellen.
4. Leg werkmethoden en instructies vast
Bepaal per type werk de werkmethode (spanningsloos, in de nabijheid van spanning of onder spanning) en leg de werkwijze vast in instructies. Spanningsloos werken is het uitgangspunt; de vijf veiligheidsregels vormen de basis.
5. Organiseer inspectie en keuring
Stel vast hoe vaak de vaste installatie en de elektrische arbeidsmiddelen worden geïnspecteerd, op basis van een risicobeoordeling. Leg vast wie inspecteert, hoe bevindingen worden hersteld en hoe dat wordt geregistreerd.
6. Documenteer en houd het actueel
Leg de afspraken vast in een bedrijfsvoeringsdocument, samen met overzichten van installaties, aanwijzingen, inspectierapporten en tekeningen. Plan een periodieke evaluatie, bijvoorbeeld jaarlijks of na wijzigingen in de organisatie of de installatie.
Tip begin klein. Een overzicht van installaties, een aangewezen installatieverantwoordelijke en schriftelijke aanwijzingen voor de mensen die aan de installatie werken, leveren direct de meeste veiligheidswinst op. Het document kan daarna groeien.
Welke documenten heeft u nodig?
Er bestaat geen wettelijk voorgeschreven set documenten, maar in de praktijk horen deze stukken bij een goed ingerichte bedrijfsvoering:
- een overzicht van de elektrische installaties en de installatieverantwoordelijken;
- actuele tekeningen en schema's (het Arbobesluit vraagt om bijgewerkte schema's van de installatie);
- het aanwijzingsbeleid en de schriftelijke aanwijzingen per persoon;
- werkinstructies en, waar nodig, werkvergunningen;
- het inspectiebeleid met termijnen en de inspectierapporten;
- het register van gekeurde arbeidsmiddelen;
- registratie van incidenten en bijna-ongevallen.
Hoe controleert u of het werkt?
Een bedrijfsvoering op papier is iets anders dan een bedrijfsvoering in de praktijk. Controleer daarom periodiek of de afspraken worden nageleefd: weten medewerkers wie de installatieverantwoordelijke is, worden werkvergunningen gebruikt, zijn de aanwijzingen nog actueel en worden bevindingen uit inspecties opgevolgd? Een interne audit of een gesprek met de technische dienst brengt dat snel aan het licht.